Objektive Untersuchung bei internen Hinweisen.

Organisationen sehen sich zunehmend mit internen Hinweisen zu möglichen Pflichtverletzungen, Diskriminierung, Belästigung oder sonstigem Fehlverhalten konfrontiert.
Eine professionelle, objektive und rechtskonforme Aufklärung ist in solchen Situationen entscheidend, sowohl im Interesse der betroffenen Personen als auch der Organisation.

Wir übernehmen die Funktion einer externen Ermittlungsstelle für interne Untersuchungen für Organsationen und Unternehmen in der DACH-Region. 

Wann wir tätig werden

Wir werden insbesondere beauftragt bei:
• Hinweisen aus internen Meldesystemen (Speak-up / Whistleblowing)
• Vorwürfen von Diskriminierung oder Belästigung
• möglichen Compliance-Verstößen
• strukturellen Konflikten mit hierarchischem Bezug

Eine externe Untersuchung ist vor allem dann angezeigt, wenn

• keine intern zuständige oder ausreichend geschulte Person vorhanden ist
• interne Verantwortliche kurzfristig nicht eingesetzt werden können
• interne Stellen befangen sein könnten oder Interessenkonflikte bestehen
• Führungsebenen oder Entscheidungsträger:innen betroffen sind
• Neutralität und Distanz für die Glaubwürdigkeit des Verfahrens erforderlich sind
• sensible Sachverhalte besondere Vertraulichkeit verlangen
Gerade in kleineren und mittleren Organisationen bestehen häufig keine spezialisierten internen Ermittlungsstrukturen.

Auch in größeren Organisationen kann es Konstellationen geben, in denen eine externe, unabhängige Untersuchung zur Absicherung und Objektivierung des Verfahrens sinnvoll ist.

Unsere Rolle

Als externe Ermittlungsstelle übernehmen wir eine strukturierte und nachvollziehbare Sachverhaltsaufklärung, insbesondere durch:

• Planung und Definition des Untersuchungsumfangs
• Durchführung und Dokumentation von Interviews mit Hinweisgeber:innen, betroffenen Personen und Auskunftspersonen
• Analyse relevanter Unterlagen (z. B. E-Mails, interne Richtlinien, Protokolle, Meldesysteme)
• zeitliche und sachliche Rekonstruktion von Abläufen
• Prüfung interner Regelwerke und Verhaltenskodizes
• rechtliche Einordnung der erhobenen Tatsachen
• Erstellung eines schriftlichen Abschlussberichts mit nachvollziehbarer Darstellung der Ermittlungsschritte

Je nach Sachverhalt können auch ergänzende Schritte erforderlich sein, etwa:

• Auswertung digitaler Kommunikationsverläufe (im Rahmen datenschutzrechtlicher Vorgaben)
• Abstimmung mit internen Compliance- oder Datenschutzverantwortlichen
• Einordnung möglicher arbeitsrechtlicher oder organisationsrechtlicher Konsequenzen

Wir agieren dabei unabhängig, neutral und ausschließlich der sachlichen Aufklärung verpflichtet.

Typische Gegenstände interner Ermittlungen

Wir führen Ermittlungen im Bereich interner Speak-up-Fälle durch, wie insbesondere:
• Diskriminierung und Belästigung
• sexuelle Belästigung
• Mobbing mit strukturellem Bezug
• Machtmissbrauch
• Verstöße gegen interne Richtlinien
• Verstöße gegen Verhaltenskodizes
• sonstige Compliance-relevante Sachverhalte

Dauer der Ermittlungen

Die Dauer hängt vom Umfang des Sachverhalts ab.
Zu Beginn des Mandats definieren wir gemeinsam einen realistischen Zeitrahmen sowie die Untersuchungsschritte.

Warum externe Ermittlungen sinnvoll sein können

Nicht alle Organisationen verfügen über eigene interne Ermittlungs- oder Compliance-Strukturen.

Auch dort, wo interne Meldestellen oder zuständige Personen bestehen, kann in bestimmten Konstellationen eine externe, unabhängige Untersuchung angezeigt sein.
Insbesondere dann, wenn:

• keine intern zuständige oder ausreichend geschulte Person vorhanden ist
• interne Zuständigkeiten nicht kurzfristig verfügbar sind
• Führungskräfte oder Entscheidungsträger:innen betroffen sind
• interne Interessenkonflikte oder Befangenheiten bestehen
• erhöhte Sensibilität oder potenzielle Öffentlichkeitsrisiken gegeben sind
• maximale Neutralität und Objektivität erforderlich sind

Eine externe Ermittlungsstelle kann sowohl eine fehlende interne Struktur ersetzen als auch bestehende Strukturen in sensiblen Fällen ergänzen.

Verfahrensgrundsätze
Wir orientieren uns an anerkannten Standards für interne Untersuchungen.
Unsere Ermittlungen erfolgen:

• fair und strukturiert
• unter Wahrung der Verhältnismäßigkeit
• unter Beachtung arbeitsrechtlicher und datenschutzrechtlicher Vorgaben
• mit sorgfältiger Dokumentation

Klare Abgrenzung

Die externe Ermittlungsstelle:
• ersetzt keine internen Entscheidungsorgane
• setzt keine arbeitsrechtlichen Maßnahmen
• übernimmt keine Parteivertretung
• ist keine Ombudsstelle oder Vertrauensperson
Unsere Aufgabe besteht in der sachlichen Aufbereitung und rechtlichen Einordnung des erhobenen Sachverhalts.

Der Abschlussbericht kann darüber hinaus strukturierte und rechtlich fundierte Handlungsempfehlungen enthalten. Die Entscheidung über deren Umsetzung verbleibt ausschließlich bei der Organisation.